Руководство администратора GS Coffee

Содержание

1. Вход в админ-панель
2. Dashboard (Главная)
3. Управление лотами (Lots)
4. Работа с запросами (Quotes)
5. Управление заказами (Orders)
6. Инвойсы (Invoices)
7. Тикеты поддержки (Tickets)
8. Управление пользователями (Users)
9. Серийные номера (Serial Numbers)
10. Страница «О нас» (About Us)
11. Полный цикл: от запроса до доставки

---

1. Вход в админ-панель

1. Откройте в браузере: https://gs-coffee.co/admin
2. Введите email и пароль администратора
3. Нажмите Sign in

После входа вы попадёте на Dashboard — главную страницу панели.

---

2. Dashboard (Главная)

На Dashboard отображаются виджеты с общей статистикой:

• Stats Overview — количество лотов, запросов, заказов, открытых тикетов
• Recent Quotes — последние поступившие запросы
• Open Tickets — тикеты, требующие внимания

В левом меню доступны разделы:

Группа	Раздел	Описание
Catalog	Lots	Управление лотами кофе
Catalog	Serial Numbers	Серийные номера партий
Sales	Quotes	Запросы от клиентов
Sales	Orders	Заказы
Sales	Invoices	Инвойсы (счета)
Support	Tickets	Тикеты поддержки
Content	About Us	Страница «О нас»
Settings	Users	Управление пользователями

Рядом с Quotes и Tickets отображаются бейджи с количеством ожидающих обработки элементов.

---

3. Управление лотами (Lots)

3.1. Список лотов

Перейдите в Catalog → Lots. В таблице отображаются:

• Lot ID — уникальный идентификатор (например, GS-2025-001)
• Coffee Type — тип кофе (Green / Roasted)
• Name — название лота
• Region, Processing Method — регион и способ обработки
• Volume, Price/kg — объём и цена
• Status — текущий статус (Available / Reserved / Sold Out)

Фильтры (кнопка с иконкой фильтра):

• По типу кофе (Green / Roasted)
• По статусу (Available / Reserved / Sold Out)
• По способу обработки (Washed / Natural / Honey)
• Показать удалённые (Trashed)

Поиск: введите Lot ID или название в строку поиска.

3.2. Создание нового лота

1. Нажмите Create (кнопка в правом верхнем углу)
2. Заполните секции:

Basic Information (Основная информация)

Поле	Описание	Обязательное
Lot ID	Уникальный код лота, например GS-2025-001	✅
Slug	URL-идентификатор (латиница, дефисы), например ethiopia-yirgacheffe-2025	✅
Coffee Type	Выберите Green (зелёный) или Roasted (обжаренный)	✅
Status	Available — доступен, Reserved — зарезервирован, Sold Out — продан	✅
Sort Order	Число для сортировки (меньше = выше в списке)	—

Cover Image (Обложка)

Загрузите фото мешка. Это изображение отображается:

• В каталоге на сайте (как карточка лота)
• Первым изображением в галерее на странице лота

Максимальный размер файла: 5 MB. Форматы: JPEG, PNG, WebP.

Translations (Переводы)

Переключайтесь между вкладками языков (English, Українська, Русский, Français, Deutsch, Español):

Поле	Описание
Name	Название лота на выбранном языке
Description	Описание лота (поддерживает форматирование: жирный, курсив, списки, ссылки)
Flavor Profile	Вкусовой профиль — только для Roasted Coffee

Обязательно заполните хотя бы Name (EN). Остальные языки — по желанию.

Green Coffee Details (только для Green)

Поле	Описание
Farm	Название фермы
Country of Origin	Страна происхождения
Region	Регион
Processing Method	Washed / Natural / Honey
Harvest Year	Год урожая
Available Volume (kg)	Доступный объём в кг
Altitude (m)	Высота произрастания в метрах
Variety	Разновидность кофе

Roasted Coffee Details (только для Roasted)

Поле	Описание
Region	Регион
Variety	Разновидность кофе
Processing Method	Washed / Natural / Honey
Roast Level	Light / Medium / Dark

Pricing (Цена)

Поле	Описание
Price per kg	Цена за 1 кг
Currency	Валюта (USD / EUR / UAH)

Field Visibility (Видимость полей)

Переключатели позволяют показать или скрыть каждое поле на публичной странице лота. Например, если вы не хотите показывать цену — выключите Show Price.

3. Нажмите Create для сохранения.

3.3. Медиа-галерея (фото, видео, PDF)

После создания лота — откройте его на редактирование (кнопка Edit в таблице). Прокрутите вниз — вы увидите секцию Media Gallery.

Добавить один файл

1. Нажмите Add File
2. Загрузите файл (фото, видео или PDF)
3. Тип файла определится автоматически
4. Имя файла подставится автоматически (можно изменить)
5. Укажите Sort Order (порядок отображения)
6. Нажмите Create

Массовая загрузка фото/видео

1. Нажмите Bulk Upload Images (зелёная кнопка)
2. Выберите до 20 файлов за раз
3. Нажмите Submit — файлы загрузятся и добавятся в галерею

Максимальный размер: 128 MB на файл. Форматы: JPEG, PNG, WebP, GIF, MP4, WebM, QuickTime.

Изменить порядок

Перетаскивайте строки в таблице для изменения порядка отображения (drag & drop).

Удалить файлы

• Один файл: кнопка Delete в строке
• Несколько файлов: отметьте чекбоксами → Delete selected

При удалении файл также удаляется с сервера.

3.4. Редактирование и удаление лота

• Редактировать: кнопка Edit в строке таблицы → измените нужные поля → Save
• Удалить: кнопка Delete в строке (лот перемещается в корзину)
• Восстановить: включите фильтр "Trashed" → кнопка Restore

3.5. Управление статусами

Для обновления статуса лота:

1. Откройте лот на редактирование
2. Измените Status: Available → Reserved → Sold Out
3. Сохраните

Статусы отображаются цветными бейджами на сайте:

• 🟢 Available — зелёный
• 🟡 Reserved — жёлтый
• 🔴 Sold Out — красный

3.6. Медиа-страницы лота (Media Pages — по партиям)

У каждого лота может быть несколько медиа-страниц — по одной на каждую партию (batch). Каждая медиа-страница содержит только заголовок, дату партии, описание и свою галерею фото/видео. Технических характеристик, цены и кнопки «Request a Quote» на ней нет.

Адрес медиа-страницы конкретной партии: https://gs-coffee.co/en/green-coffee/{slug}/media/{page-slug}

Адрес индекса медиа-страниц лота: https://gs-coffee.co/en/green-coffee/{slug}/media

Если у лота только одна медиа-страница — переход по /media автоматически откроет её. Если страниц нет — ссылка на сайте не отображается.

На основной странице лота под описанием автоматически появляется ссылка «View media page» (или «View media pages» при нескольких) → ведёт на индекс или сразу на единственную страницу.

Как создать медиа-страницу?

1. Откройте лот на редактирование (Catalog → Lots → Edit)
2. Прокрутите вниз до секции Media Pages (Batches)
3. Нажмите Add Media Page
4. Заполните основные поля:

Поле	Описание	Обязательное
Slug	URL-идентификатор (латиница, цифры, дефис), например batch-2026-05. Уникален в рамках лота.	✅
Batch Date	Дата партии	—
Sort Order	Порядок при нескольких страницах (меньше = выше)	—

5. Перейдите на языковые вкладки (English, Українська, Русский, Français, Deutsch, Español, Polski, 中文) и заполните:
   • Title — заголовок медиа-страницы
   • Description — описание (поддерживает форматирование: жирный текст, списки)
6. Загрузите медиа-файлы в поле Media — это отдельная галерея, не связанная с основной галереей лота
7. Нажмите Create

Можно создавать любое количество медиа-страниц на один лот. Каждая партия — отдельная страница.

Редактирование и удаление медиа-страниц

• Нажмите Edit (значок карандаша) в строке → измените поля → Save
• Нажмите Delete (значок корзины) → страница удаляется безвозвратно

3.7. QR-код для медиа-страницы

Каждая медиа-страница партии имеет свой QR-код. QR-код ведёт прямо на страницу этой партии. Подходит для печати на упаковке, этикетках и в буклетах.

Как скачать QR?

1. Откройте лот на редактирование (Catalog → Lots → Edit)
2. Прокрутите вниз до секции Media Pages (Batches)
3. В строке нужной медиа-страницы нажмите QR (SVG)
4. Браузер скачает файл qr-{lot-slug}-{page-slug}.svg

У каждой партии свой QR-код. Если у лота 3 партии — будет 3 разных QR-кода.

Что делать с файлом?

SVG — векторный формат, не теряет качество при любом масштабировании.

• Для печати: откройте в Illustrator, CorelDRAW или Photoshop, установите нужный размер (обычно 5×5 см) и распечатайте
• Для соцсетей: экспортируйте в PNG или JPG
• Для буклетов/каталогов: вставьте SVG напрямую в InDesign или Word

---

4. Работа с запросами (Quotes)

Когда клиент нажимает Request a Quote на сайте — в системе создаётся запрос.

4.1. Список запросов

Перейдите в Sales → Quotes. В таблице:

• Reference — номер запроса (например, QR-202503-0001)
• Name, Company — данные клиента
• Lot — к какому лоту относится запрос
• Volume — запрошенный объём
• Status — Pending / Reviewed / Converted / Rejected
• Created — дата создания

4.2. Обработка запроса

Для каждого запроса доступны действия (кнопки в строке таблицы):

Действие	Кнопка	Когда доступно
Просмотр	👁 View	Всегда
Ответить клиенту	💬 Reply	Пока не Rejected/Converted
Отметить просмотренным	👁 Mark Reviewed	Только для Pending
Конвертировать в заказ	✅ Convert to Order	Для Pending/Reviewed
Отклонить	❌ Reject	Для Pending/Reviewed

Просмотр запроса

Нажмите View — откроется страница с полной информацией:

• Контактные данные клиента
• Информация о лоте и запрошенном объёме
• Сообщение клиента
• Связанный заказ (если конвертирован)

Переписка с клиентом

1. Нажмите Reply (в таблице или на странице запроса)
2. Введите текст сообщения
3. Нажмите Submit

Переписка видна в секции Quote Messages на странице запроса. Сообщения автоматически обновляются каждые 10 секунд. Клиент получает email-уведомление о каждом вашем ответе.

На странице просмотра запроса (View Quote) внизу находится полная история переписки.

Конвертация в заказ

1. Нажмите Convert to Order
2. Укажите стоимость доставки (Shipping Cost) — по умолчанию 0
3. Подтвердите действие

Система автоматически:

• Создаст заказ с уникальным номером
• Добавит позиции заказа (snapshot данных лота)
• Изменит статус запроса на Converted

4.3. Статусы запросов

Статус	Значение
Pending	Новый, ожидает обработки
Reviewed	Просмотрен администратором
Converted	Преобразован в заказ
Rejected	Отклонён

---

5. Управление заказами (Orders)

5.1. Список заказов

Перейдите в Sales → Orders. В таблице:

• Reference — номер заказа (например, ORD-202503-0001)
• Customer — имя клиента
• Total — итоговая сумма
• Status — текущий статус
• Invoice — номер инвойса (если создан)

5.2. Действия с заказом

Действие	Описание
View	Просмотр полной информации
Edit	Редактирование стоимости доставки, примечаний, статуса
Change Status	Быстрая смена статуса
Generate Invoice	Создать инвойс (если ещё не создан)

Изменение статуса доставки

1. Нажмите Change Status (или Edit)
2. Выберите новый статус
3. Подтвердите

Клиент получает email-уведомление при каждом изменении статуса.

5.3. Статусы заказа

Статус	Значение	Когда устанавливать
Pending	Ожидает подтверждения	Автоматически при создании
Confirmed	Подтверждён	После оплаты или подтверждения
Shipped	Отправлен	Товар передан перевозчику
In Transit	В пути	Товар в пути к покупателю
Delivered	Доставлен	Товар получен покупателем
Cancelled	Отменён	При отмене заказа

5.4. Позиции заказа (Order Items)

На странице просмотра заказа (View) внизу есть секция Items со списком позиций:

• Lot ID и название
• Количество (кг)
• Цена за кг
• Итого по позиции

Это snapshot данных лота на момент создания заказа — при изменении лота данные заказа не меняются.

---

6. Инвойсы (Invoices)

6.1. Создание инвойса

Инвойс создаётся из заказа:

1. Перейдите в Sales → Orders
2. Найдите заказ → нажмите Generate Invoice
3. Инвойс появится в разделе Sales → Invoices

6.2. Работа с инвойсом

На странице Invoices в строке каждого инвойса доступны действия:

Действие	Описание
View	Просмотр деталей инвойса
Generate PDF	Сформировать PDF-файл инвойса
Send to Client	Отправить инвойс клиенту по email
Download PDF	Скачать сформированный PDF
Mark Overdue	Пометить как просроченный

Типичный процесс

1. Generate Invoice (из заказа) → создаётся инвойс со статусом Draft
2. Generate PDF → формируется PDF-файл
3. Send to Client → клиент получает email с инвойсом, статус меняется на Sent
4. Клиент оплачивает через кнопку Pay Now в личном кабинете (Monobank)
5. После оплаты статус автоматически меняется на Paid (через webhook)

6.3. Статусы инвойса

Статус	Значение
Draft	Черновик (не отправлен)
Sent	Отправлен клиенту
Paid	Оплачен
Overdue	Просрочен
Cancelled	Отменён

6.4. Платежи

На странице просмотра инвойса (View) внизу есть секция Payments с историей платежей:

• Provider (Monobank)
• External ID
• Сумма и валюта
• Статус (Pending / Success / Failure)
• Дата оплаты

---

7. Тикеты поддержки (Tickets)

7.1. Список тикетов

Перейдите в Support → Tickets. В таблице:

• Reference — номер тикета (например, TKT-202503-0001)
• Customer — кто обратился
• Subject — тема обращения
• Priority — Low / Medium / High
• Status — Open / In Progress / Resolved / Closed
• Messages — количество сообщений

7.2. Ответ на тикет

1. Нажмите Reply в строке тикета
2. Введите текст ответа
3. Нажмите Submit

Клиент получит email-уведомление о вашем ответе.

Полную историю переписки можно посмотреть на странице тикета (View → секция Messages внизу).

7.3. Смена статуса тикета

1. Нажмите Change Status в строке
2. Выберите новый статус:
   • Open → новый тикет
   • In Progress → вы работаете над обращением
   • Resolved → проблема решена
   • Closed → тикет закрыт

---

8. Управление пользователями (Users)

8.1. Список пользователей

Перейдите в Settings → Users. В таблице:

• Name, Email — данные пользователя
• Company — компания
• Admin — является ли администратором (✅ / ✗)
• Quotes / Orders — количество запросов и заказов

8.2. Создание пользователя

1. Нажмите Create
2. Заполните данные (Name, Email, Company, Phone, Country)
3. Выберите Locale (предпочтительный язык)
4. Включите Administrator, если нужен админ-доступ
5. Установите пароль (минимум 8 символов)
6. Нажмите Create

8.3. Редактирование пользователя

1. Нажмите Edit в строке
2. Измените нужные поля
3. Пароль: оставьте пустым, чтобы не менять; заполните, чтобы установить новый
4. Нажмите Save

---

9. Серийные номера (Serial Numbers)

Серийные номера позволяют проверить подлинность каждой пачки кофе. На один лот можно привязать несколько партий с разными кодами.

Формат кода: KC2026-01-23232

• KC2026-01 — код партии (вы задаёте при генерации)
• 23232 — номер пачки в партии (5 цифр, генерируется случайно от 00001 до 99999)

9.1. Список номеров

Перейдите в Catalog → Serial Numbers. В таблице:

• Code — полный серийный номер
• Batch — код партии
• Lot — привязанный лот
• Sequence — порядковый номер в партии
• Roast Date — дата обжарки (если указана)
• Checks — сколько раз номер проверяли

Фильтры: по лоту, по коду партии.

Экспорт: кнопка Export to Excel (вверху таблицы) выгружает текущий отфильтрованный список в формате XLSX.

9.2. Создать один номер вручную

Нужен один номер для конкретной пачки:

1. Нажмите Create
2. Заполните:
   • Lot — выберите лот
   • Batch Code — код партии (например, KC2026-01)
   • Roast Date — дата обжарки (опционально)
   • Code — введите вручную в формате {BATCH}-{NNNNN} (например, KC2026-01-23232)
3. Нажмите Create

9.3. Создать партию номеров (Generate Batch)

Нужно много номеров сразу (например, 500 пачек):

1. Нажмите кнопку Generate Batch (вверху таблицы)
2. Заполните:
   • Lot — выберите лот
   • Batch Code — код партии (например, KC2026-01)
   • Roast Date — дата обжарки (опционально; применяется ко всем номерам партии)
   • Count — количество пачек (от 1 до 10 000)
3. Нажмите Generate

Номера генерируются случайным образом в диапазоне 00001–99999 и уникальны в рамках партии. Максимум 99 999 номеров на одну партию.

9.4. Как клиент проверяет подлинность?

Публичная страница проверки: https://gs-coffee.co/en/verify

1. Клиент вводит номер (например, KC2026-01-23232) и нажимает Verify
2. Результат при найденном номере:
   • Информация о лоте (название, регион, способ обработки)
   • Код партии и дата обжарки (если указана)
   • Количество проверок и уровень подозрительности
   • Таблица проверок: страна / дата / количество (сгруппировано)
3. При незнакомом номере — сообщение «Serial number not found»

Каждая проверка увеличивает счётчик и записывается в лог (IP, страна по IP, дата).

На той же странице клиент может оставить обратную связь (жалоба на поддельную продукцию, вопрос о качестве) — форма содержит поля: имя, email, телефон, город, серийный номер, сообщение. После отправки вы получите email.

9.5. Уровни подозрительности

Проверок	Уровень	Цвет	Значение
1–5	Trusted	🟢 Зелёный	Новый номер, всё в порядке
6–20	Normal	⚪ Серый	Обычный объём проверок
21–100	Elevated	🟡 Жёлтый	Повышенный интерес
>100	Suspicious	🔴 Красный	⚠️ Подозрительно много — возможна подделка

---

10. Страница «О нас» (About Us)

Раздел Content → About Us позволяет самостоятельно управлять содержимым страницы /about на сайте.

10.1. Как редактировать?

1. Перейдите в Content → About Us
2. Вы сразу попадёте на форму редактирования (список страниц не нужен — страница одна)
3. Заполните или обновите:

Поле	Описание
Title	Заголовок страницы (вкладки по языкам)
Body	Основной текст страницы (WYSIWYG-редактор, вкладки по языкам)
Hero Image	Главное изображение страницы
Gallery Images	Несколько фотографий для галереи
Hero Video	Главное видео страницы (MP4/WebM)
Gallery Videos	Несколько видео для галереи

4. Переключайтесь между языковыми вкладками (English, Українська, Русский, Français, Deutsch, Español, Polski, 中文) для каждого поля Title и Body
5. Нажмите Save

Изменения мгновенно отражаются на странице /about на сайте.

---

11. Полный цикл: от запроса до доставки

Типичный бизнес-процесс:

1. Клиент заходит на сайт → выбирает лот → нажимает Request a Quote
                          ↓
2. В Quotes появляется новый запрос (Pending)
                          ↓
3. Вы открываете запрос → ведёте переписку (Reply)
                          ↓
4. Договариваетесь → нажимаете Convert to Order
   (указываете стоимость доставки)
                          ↓
5. В Orders появляется заказ → нажимаете Generate Invoice
                          ↓
6. В Invoices → Generate PDF → Send to Client
                          ↓
7. Клиент получает email → оплачивает через Pay Now (Monobank)
                          ↓
8. Статус инвойса автоматически → Paid
                          ↓
9. Вы меняете статус заказа:
   Confirmed → Shipped → In Transit → Delivered
   (клиент получает email на каждом шаге)

Краткая шпаргалка

Этап	Где в панели	Действие
Клиент отправил запрос	Quotes	Просмотреть, ответить
Договорились	Quotes	Convert to Order
Нужен инвойс	Orders	Generate Invoice
Отправить инвойс	Invoices	Generate PDF → Send to Client
Клиент оплатил	Invoices	Автоматически (Monobank webhook)
Отправка товара	Orders	Change Status → Shipped
Товар в пути	Orders	Change Status → In Transit
Доставлен	Orders	Change Status → Delivered
Клиент задаёт вопрос	Tickets	Reply, Change Status
Новый лот	Lots	Create → заполнить → загрузить медиа
Лот распродан	Lots	Edit → Status: Sold Out
Маркетинг / соцсети	Lots → Edit → Media Pages	Добавить медиа-страницу партии, загрузить фото/видео
Скачать QR-код	Lots → Edit → Media Pages	Кнопка QR (SVG) в строке нужной медиа-страницы
Создать серийные номера	Serial Numbers	Generate Batch
Обновить страницу «О нас»	About Us	Заполнить Title + Body, загрузить медиа
Клиент проверяет пачку	—	Публичная страница /verify